mercredi 26 septembre 2018

La prise de notes sur ordinateur : en 5 étapes les astuces



Si le stylo et le carnet sont les outils emblématiques de l'assistant, l'ordinateur s'invite de plus en plus dans les réunions. Découvrez les conseils pour bien utiliser ce nouveau complice et assurer une prise de notes efficace au clavier en tant que conseiller immobilier !

1. Déconnectez

Allumez votre ordinateur 5 minutes avant la rencontre, afin d'être parfaitement opérationnel. Puis déconnectez-le d'Internet ! Le « ping » d'une notification d'email n'est jamais opportun en pleine réunion... De plus, la tentation de lire vos messages durant un temps mort pourrait se révéler trop grande !

2. Prenez conscience du risque n° 1 de la prise de notes sur ordinateur

Vous êtes en place, équipé et tout ouïe. Vos doigts courent sur les touches, vous transcrivez tout ce que vous entendez... et vous perdez la notion de tri inhérente à une bonne prise de notes !

3. Tapez peu et notez utile

Retenez le rythme de votre frappe et notez uniquement des mots clés. Au besoin, préparez-vous une grille d'aide avec des colonnes « point clé abordé », « intervenant », « ses propos en mots clés », « questions de la salle ». Certains logiciels de prise de notes (OneNote, Evernote, Cogi) vous permettent de prendre des photos, d'enregistrer des propos, etc. 
Variez les approches afin de trouver celle qui vous correspond le mieux.

4. Mettez à profit les abréviations enregistrées

Le sujet de la réunion s'annonce technique ? Les noms des entreprises alambiqués ? Anticipez et entrez dans Word, ou votre logiciel de prise de notes, l'abréviation de mots complexes mais fréquents : outils / correction automatique / remplacer par.

5. Utilisez les raccourcis et les commentaires

En réunion, les raccourcis clavier vous permettent de garder les mains sur les touches. Parmi les plus fréquents : Ctrl + S (enregistrer), Ctrl + Alt + M (insérer un commentaire) et Ctrl + Z (annuler un mot suggéré par la saisie automatique). Pensez aussi à exploiter les feuilles de style pour une mise en page rapide et cohérente.

6. Relisez, imprimez et savourez votre effet d'assistant réactif !

Mettez à profit les minutes de remerciements pour relire et corriger votre document. En assistant prévoyant, sauvegardez ce dernier sur une clé USB, puis imprimez.

Sourire aux lèvres, vous distribuez votre compte-rendu aux participants dès leur sortie de la salle. Vous êtes pro !
Ref. kalligo.com